ビジネスプロセス改善と作業改善の違い

ビジネスプロセス改善と作業改善は別物だと考えると、今まで改善できなかったことが改善できるのではないかと考えています。「RPAを導入して作業を自動化する」といったような作業改善の取り組みは、比較的に問題を見つけやすく改善の検討もしやすいものです。そのため、作業改善で満足してしまい、ビジネスプロセス改善まで挑戦しないことが多いと思うからです。 では、ビジネスプロセス改善とは何か、作業改善とは何が違うのか、そんなテーマで数回に分けて話をしてみたいと思います。まず初回には書籍の紹介をしたいと思います。 リエンジニアリング革命 ― 企業を根本から変える業務革新 （著）マイケル・ハマー、ジェイムス・チャン...

前回紹介した書籍「リエンジニアリング革命」では、ビジネスプロセスを「職能部門の壁を越えて」、「最終的に顧客に対する価値を生み出す一連の活動」と定義しています。でも、まだ概念的であり少し漠然としていますよね。そこで、同書の「リエンジニアリング後のビジネスプロセスに見いだせる共通点、共通のテーマや特徴」を参考に、「ビジネスプロセスとは？」と「ビジネスプロセスを見直すとは？」を具体的なものにしていきたいと思います。 リエンジニアリング後のビジネスプロセスに見いだすことができる共通点 複数の仕事を一つにまとめる 現場で判断できるようにする プロセス内のステップを、自然な順序で行う ケースを区分し、適切...

複数の仕事を１つにまとめる 最初に紹介する「リエンジニアリング後のビジネスプロセスに見出すことができる共通点」は、仕事を１つにまとめるという見直しです。まとめるといっても同時に実施することで効率化を図るのではなく、 複数部門にまたがる仕事を １つの担当に全て任せることを指します。実際は１人でこなすのは難しいので、「ケースチーム」と呼ばれる部門横断的なユニットに担当させます。１つにまとめることで次の効果を狙います。 部門間の引き継ぎをなくし、失敗・遅れ・やり直しをなくす責任の所在を明確にし、自発的な改善努力を促進する 部や課といった組織には、部長や課長といった管理職がいます。その管理者のもと、担...

プロセス内のステップを、自然な順序で行う 次に紹介する「リエンジニアリング後のビジネスプロセスに見出すことができる共通点」は、ステップ（作業）を自然な順序で行うという見直しです。自然な順序とは、作業を着手できるタイミングでさっさと始めることを指しています。 作業の着手を早めるといっても、一人で担当する作業内で実施するステップを早める話ではありません。複数の職務がかかわるプロセスおいて、ある職務の人が動き出すタイミングを早めることです。BPMN流 業務フロー入門の第３回で説明したハンドオフという視点で見直すものです。 業務フローを描くことを支援するサービスを提供していますが、業務ヒアリングすると...

案件を区分し、複数のプロセスパターンを用意する １つのやり方で全てをこなそうとすると、特別なことや例外的なことに対処する必要が生じてしまい、プロセスが複雑になってしまうことがあります。そのような場合には、ケース分けをして整理することで仕事を効率的にこなせるようになります。 下図の例では、単価の高いスペシャリストが担当する仕事を抑えられます。単純明快なケースややや困難なケースでは、処理や作業を単純化するで大幅なスピードアップが期待できます。 紹介している書籍では、図が示すように、ケース分けのテクニックを標準化の弊害を解決するために使っています。大量生産・画一的なサービスから多品種・多様なサービス...

仕事の集権化と分散化を組み合わせる 集権化では、まとめることにより規模の利益を得ることができます。分散化では、柔軟で、きめ細かい対応が可能になります。でも、１つのプロセスで集権化と分散化を同居させのは難しいとされていました。それが情報技術により同居させて両方の利益を享受できるようになりました（なったそうです。筆者の職務経験は情報技術がある程度浸透してからせす。最初から同居が身近で、難しかったという実感はありませんが、、、）。下図では、購買システムの共有データベースを使って購入計画情報と単価情報を共有することで、大口割引という集権化のメリットと現場のニーズに現場で応えるという分権化のメリットの両...

チェックと管理を減らす チェックや管理をまとめたり先延ばしにしたりすることで、仕事のスピードを速めるとともに管理コストを抑えます。 下の図では発注前に必ず実施していた管理者のチェックを無くし、そのかわり後で定期的な監査としてチェックをします。発注ミスを防ぐのではなく、不正を防ぐためのチェックなので、後でまとめた方が効率良く効果的に実施することができます。 チェックや管理の中には、ITを使うことでミスを無くせているなど、既に形骸化しているものもあると思います。ただ単に慣例的に実施されているチェックや管理です。図のように後で実施するというのも効果はありますが、まずは不要になっているものを探してみる...

今まで見てきたことをまとめると、ビジネスプロセス改善とは次の４つの視点で変えることだと思います。 部門（や職務）の役割分担を変える部門間（や職務間）のハンドオフの効率化を図る管理者のかかわり方を変える人の代替としてＩＴを活用する 役割分担とハンドオフにおける無駄を省き、管理者の関わり方を必要最小限に抑え、ＩＴに人の代わりさせて、仕事のスピード化、管理コストの削減や自発的な改善の促進を図ります。 ４つの視点において「部門（や職務）」と「部門間（や職務間）」となっている点がポイントです。括弧書きとしているのは、それが副次的であることを意図しています。主に部門の役割分担を変える中で、副次的に部門内の...