可視化ルートと運用ルート

BPMNのコツ

「業務フローを作成したけれど、いつの間にか使われなくなっていた」という声は、よく聞かれます。「業務改善のために作成しよう」など、業務フローを漠然とした目的で作成した場合に多いようです。どのように業務フローを活用すれば良いかが具体的ではないので、活用したくてもできないうちに使われなくなってしまう、、、

まずは下の図を見てください。内部統制の可視化・運用イメージです。業務フローを上手に使って可視化を進める方法と、可視化された情報を活用する方法を示しています。

青矢印は内部統制に必要な情報を可視化する手順です。
可視化のスタートは、部門ハンドオフレベルの業務フローの作成としています。ある部門の役割を描いて、次の部門の役割を描くという粗さのフローです。細かい手順は担当者ハンドオフで描きます。階層化した業務フローを利用することで、洗い出すリスクの粒度(粗さ/細かさ)の統一化を図れるようにしています。そのように業務フローが可視化に役に立つことを具体化に示せていることがポイントです。
さらにリスク一覧、コントロール一覧、RCMといったExcel表で、業務フローでは描き切れない情報を可視化していきます。業務フローを活用しようと思うと、あわせてExcel表で補足情報を可視化した方が良いことが多いと思います。

赤矢印はリスクが顕在化したときの運用手順です。
顕在化したときに可視化した情報を辿って改善策を検討し、業務を見直すまでの流れを示しています。リスク番号やコントロール番号で業務フローとExcel表が連携できるようにしているで、問題発生から業務フローの変更までがスムーズに繋がります。

このように可視化する手順とその情報を活用する手順が整理できれば、「時間をかけて描いた業務フローが使われなくなる」ということはないと思うのですが、、、

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